质量专业人员认识到，企业质量管理体系(QMS)的一致性和协调始于坚实的文件管理基础。但现实是，大多数组织都淹没在文档中——这就是为什么文档管理仍然处于组织自动化的质量管理过程的最顶端并不令人惊讶。
在企业质量管理软件(EQMS)中，这样的功能是很常见的，通常与培训和能力特征集紧密结合，提供了一种逃避停滞和难以维护的多个绑定器、共享目录或一维内部网页面方法的方法。
通常情况下，在实施文档管理解决方案时不考虑与其他过程、规程(例如EHS)、上游和下游价值链甚至整个组织的重叠，这可能意味着潜在地忽略了一个问题巨大的改进的机会。质量领导者有责任提供最高效和最有效的解决方案来管理这一具有挑战性且通常难以驯服的野兽。
在这篇文章中，我们将了解核心功能和注意事项，这些功能和注意事项将帮助组织评估功能，并从现有或计划的部署中获得最大收益。以下是四个主要考虑因素。
1.文档涉众访问和使用的速度和便捷性
这是文档存储库中最普遍的问题——在正确的时间以有效的方式找到正确的文档。每个人都有很多趣闻轶事，在知识库中寻找政策、程序或工作指令、表格或其他文件。这是浪费时间，导致挫败感，导致需要侦探技能，并可能从其他资源或两个资源中招致更多时间。对于我们的员工来说，寻找文档是一种昂贵(并且令人沮丧)的花费时间的方式。
跨所有文档(理想情况下也包括附件)的一站式、关键字和高级搜索机制是提高效率的一个因素。我们的员工已经习惯了搜索引擎的功能，EQMS提供商已经在他们的应用程序中嵌入了这些功能。应用程序应该提供一种易于理解的格式——这可以通过富文本编辑器和嵌入或构造流程流程图的能力来实现，或者至少可以连接和/或上传版本控制附件。
保持一致且易于阅读的格式对成功至关重要，这应该是在整个组织范围内保持的最佳实践。标准文档模板是这里的关键，所以寻找具有此功能的解决方案。我们还必须从移动设备用户的角度考虑程序和其他文档的格式和可读性。
2.确保文件的完整性
在快速检索到所需的文档之后，用户必须快速识别出它是最近发布的版本。设计良好的格式将提供这种一目了然的需求，如果访问了文档的以前版本(通过搜索，可能是为了参考)，必须清楚地表示这一点，并且一个简单的操作应该导航到最新批准的“活动”版本。
在幕后，文档所有者和审批人将依赖于在不影响飞行中的文档的情况下处理新版本和更新的能力。
考虑到合规或代价高昂的错误，以下内容必须清晰、健壮和优雅:
- 版本控制:你能使用你自己的，保证唯一性和自动递增吗?
- 更改跟踪:更改了什么，由谁更改，何时更改以及从/到?
- 审批路由:它是否具有预配置的流、授权能力、多个审批人、发布网关(电子签名)?
随着移动技术的日益普及和可承受性的提高，对硬拷贝文档的需求正在减少，但简单的要求，如将打印文档标记为不受控制，目前仍然很重要。
3.自动化与发布和分发文档相关的繁重任务
有了知道文档被严格“控制”的安心，组织必须致力于在发布、分发以及(在需要的情况下)驱动培训需求、跟踪程序更新确认和培训完成的最终任务中满足效率。
审查周期对所有文件都很重要，尤其是关键的标准操作程序。EQMS解决方案在设计上最适合以最小的开销实现“设置并运行”方法。文档或流程的所有者(或多个所有者)可以通过名称、角色或两者同时知道。通过针对文档和所有者设置一个简单的重复触发器，可以在文档中激活和跟踪任务的电子邮件和应用程序通知。如果没有文档管理框架，跟踪起来会很麻烦，容易出错，而且缺乏可见性。
EQMS的文档管理组件中所有文档的属性除了实际内容外，还应该包括元数据。此元数据包括但不限于:
- 文档的层次结构;公司、业务单位、地区、工厂或部门
- 按角色、功能或其他元素分发，这些元素决定了谁需要访问它
- 根据其中维护的文档的范围和类型进行分类
对用户的角色、职责和文档访问/需求进行三角定位，有助于提供用户的个人文档库，以及理想的培训和/或能力跟踪视图。通常，这需要通过允许跨组织内部和外部的多个作者、编辑和审阅者进行协作的能力进行增强。在很多情况下，如果合作者的数量超过了几个，标准工具(如Microsoft Office 365或谷歌Docs)中的编辑工具就会不够用。
组织结构(层次结构)、角色和其他元数据的配置和使用应该集中，以实现一致性和效率，但也必须允许多层，以便各个机构和部门可以根据适当的细微差别关联文档，而不会破坏组织的方法。
这些属性工作的一个例子是与北美业务线(LOB)的投诉相关的策略和相关表单或程序，该业务线仅与包装主管相关。通过勾选策略和表单上的四个或五个属性框，分发将仅设置为与匹配LOB、地理上下文和特定角色关联的用户。可以将新文档通知给这个离散的组，理想情况下，可以直接在应用程序中确认它们，也可以通过访问并随后响应通知他们新文档或更新文档的电子邮件(这越来越常见)。这些信息随后被记录下来，以便追溯和稍后的查询。
4.利用多个规程作为业务操作系统
到目前为止，我们所讨论的特性并不一定是质量管理所特有的。尽管文档管理功能复杂，但它是跨学科集成的最简单的企业管理系统组件之一。EHS和可持续发展对政策、程序、形式、最佳实践等有相同的要求。利用这些学科之间的功能是有意义的，但它可以而且应该在更广泛的上下文中考虑。
如果解决方案具有适当的组织层次结构机制、访问控制和基于角色的元标记，那么整个组织就可以潜在地与质量管理最佳实践保持一致，以满足其文档控制需求。在这种情况下，解决方案被提升为业务操作系统组件，而不是局限于EQMS。这方面的例子可以包括标准操作程序(SOPs)的管理——这些通常会影响质量和对ISO等标准的遵守，但SOPs的编写可能来自制造或质量工程师，而SOPs的分发必须贯穿整个组织，一直贯穿到车间的主管和操作员。
为EQMS文档的使用者和所有者找到正确的解决方案
我们已经讨论了文档管理作为EQMS的一个组成部分以及潜在的其他方面的一些核心注意事项。节省时间，并快速自信地为员工配备正确的文档，将在提高生产力和确保合规性的同时降低成本和挫败感。那些负责维护文档的人员也将带来巨大的好处，前提是他们被赋予了正确的工具。
